MI (VIDEO) PARLI DI LEI…

Rischi e opportunità della selezione a distanza

 

Con l’idea di condividere le esperienze e le nuove conoscenze nell’ambito HR acquisite durante l’emergenza Covid-19, CPL&Taylor ha avviato il progetto HR Brunch:”Quarantine As a Masters”. Si tratta di una serie di conversazioni online dedicata agli esperti di People Management, un tipo di “tavola rotonda digitale” dove confrontarsi tra colleghi sulle scoperte e riflessioni che abbiamo fatto durante il periodo di quarantena e sulle soluzioni che resteranno d’ora in poi nella nostra “cassetta degli attrezzi”.

Il nostro primo HR Brunch, intitolato MI (VIDEO) PARLI DI LEI, è stato dedicato all’attualissimo tema della selezione a distanza.

Perché il tema della Selezione a distanza?

Anche prima della crisi Covid-19 ci stavamo già muovendo verso un utilizzo sempre più diffuso e frequente dei sistemi di video conferenza nei processi di selezione: la quarantena lo ha reso in molti casi “l’unica possibilità”, costringendoci a scegliere il video colloquio anche in fasi della selezione o per posizioni per cui in passato avremmo optato per un incontro di persona. 

Non compariamo il video colloquio a quello in presenza

Il colloquio a distanza offre vantaggi enormi sul piano dell’efficienza, anche grazie allo sviluppo di sistemi di web conference molto semplici, accessibili e preformanti: senza ombra di dubbio verrà utilizzato sempre di più, alla stessa stregua di quanto succederà per qualsiasi altra forma di riunione ecc.. 

Altrettanto evidentemente parlarsi attraverso un video, non è “la stessa cosa” che farlo di persona. La sensazione di non essersi davvero “incontrati”, di avere meno elementi per conoscere la persona, è innegabile e probabilmente veritiera.

In questa sede abbiamo scelto di concentrarci non tanto sul paragone fra le due modalità di colloquio, quanto piuttosto sulla condivisione di qualche concreto “attrezzo del mestiere” che ci permetta di sfruttare al meglio il colloquio a distanza, facendo tesoro (anche) dell’esperienza fatta nei mesi di quarantena.

Grazie al contributo di tutti i partecipanti dell’HR Brunch, abbiamo individuato alcuni errori cui è facile incorrere e alcune semplici attenzioni che ci permettono non solo di non cadere in queste trappole, ma anche, in alcuni casi, di trasformarle in opportunità.

 

PRIMO RISCHIO: NON CONSIDERARE LE PREMESSE

1. Il vantaggio più evidente della video intervista è che “fa risparmiare tempo”: questo però comporta il rischio che venga interpretato con leggerezza.

È molto più probabile – rispetto al colloquio in presenza – che il candidato accetti la call anche se non è realmente interessato. Rischiamo quindi, paradossalmente, di “perdere tempo” con candidati poco o nulla motivati, che difficilmente daranno seguito alla selezione. Inoltre rischiamo che la persona affronti con eccessiva disinvoltura il colloquio, senza dargli il peso di un vero e proprio momento di valutazione, non mettendosi realmente in gioco.

Perché questo non accada, è necessario assicurarci di dare importanza al video colloquio:

• • Facendo attenzione a non sminuire noi per primi questo momento con l’uso involontario di certe parole o atteggiamenti
  • Avendo cura di tutti i passaggi preliminari quali la definizione di un appuntamento preciso, specificando la durata del colloquio, chiedendo alla persona una conferma, dando accurate informazioni per il collegamento, magari anticipando o chiedendo di anticipare eventuali domande ecc.

2. Non conosciamo il grado di familiarità del candidato con la situazione di video colloquio.

È normale, per chi fa selezione, “riparametrare” il significato di certi comportamenti che osserviamo nel candidato in relazione al grado di confidenza con la situazione.  Consideriamo, ad esempio, “normale” un atteggiamento impacciato in un giovane alla prima esperienza, mentre lo registriamo come un indizio di qualcosa di più significativo in un candidato più esperto. Lo facciamo sostanzialmente in automatico.

Nel colloquio a distanza non è sufficiente tenere conto del grado di confidenza con la situazione “colloquio di selezione”: dobbiamo considerare anche il grado di confidenza con la situazione “interazione via web”.

È necessario quindi sondare il grado di familiarità con la situazione: 

• • Facendo domande nella fase di apertura del colloquio, magari in modo  informale durante i convenevoli.
  • Non dando per scontata una maggior dimestichezza da parte dei più giovani, anche perché la familiarità di cui parliamo non riguarda solo l’aspetto tecnologico ma soprattutto quello che potremmo definire il “galateo” della relazione professionale via web.

 

SECONDO RISCHIO:  GESTIRE IL VIDEO COLLOQUIO COME SE FOSSE UN COLLOQUIO IN PRESENZA

Il colloquio a distanza ha delle specificità che se non riconosciute e gestite, possono farci commettere errori di valutazione e possono compromettere l’efficacia del processo.

1. Nel colloquio a distanza una buona parte degli “indizi” su cui siamo abituati a fare affidamento nel costruire la nostra impressione degli altri non sono disponibili.

Per quanto raffinati, i sistemi di web conference che abitualmente utilizziamo ci permettono solo una visione a mezzo busto, con un punto di vista fisso, con una scarsa possibilità di mantenere un buon contatto dello sguardo. Possiamo cogliere solo pochi aspetti della gestualità della persona, inoltre non abbiamo la possibilità di controllare le condizioni di luce, la qualità del segnale e il posizionamento della telecamera. C’è poi un lieve ritardo fra emissione e ricezione del segnale che, per quanto impercettibile, di fatto riduce la fluidità della conversazione.

Questi sono solo gli aspetti più evidenti, ma più che sufficienti a convincerci che non possiamo contare su molti dei segnali non verbali su cui normalmente ci basiamo per definire la nostra percezione della persona.

Questo comunque comporta un vantaggio: ci facilita nel valutare in modo più neutro le esperienze e le conoscenze tecniche: 

• • Perché facciamo meno fatica a concentrare l’attenzione sul “contenuto”, risultando meno condizionati da possibili effetti distorcenti quali simpatia/antipatia ecc.
  • Perché è più semplice non indirizzare le risposte del candidato trasmettendogli un involontario feedback su ciò sta dicendo. 

Di contro, il video colloquio rende necessario fare attenzione a non trarre conclusioni affrettate su soft skills e caratteristiche personali: 

• • Abituandoci a valutare questi aspetti attraverso “indizi”  diversi da quelli che utilizzeremmo in un colloquio faccia a faccia
  • Creando le condizioni per poterli osservare, riconoscere e interpretare: ad esempio è utile osservare come il candidato reagisce ad eventuali inconvenienti tecnici, fare attenzione a quanto e come si è preparato per il colloquio ecc.
  • Utilizzando specifici test di personalità o comportamentali, somministrati da professionisti accreditati, per aggiungere informazioni “oggettive” a completamento della nostra valutazione

2.  Anche il candidato ha meno informazioni per farsi un’impressione dell’azienda.

Entrare fisicamente in azienda, vedere gli ambienti, le macchine, gli uffici, incontrare persone ecc. contribuisce fortemente all’impressione che il candidato si fa del futuro ambiente di lavoro ed è un fattore importante per la sua decisione.

Il video colloquio naturalmente non permette questo primo contatto, perciò è importante avere cura di trasmettere al candidato una visione vivida dell’azienda, che gli permetta il più possibile di “toccarla con mano”:

• • Assicurandoci di essere noi per primi rappresentativi dello stile aziendale e dell’ambiente che la persona troverà, in modo che possa non solo “sentirne parlare” da noi, ma anche farne esperienza attraverso di noi.
  • Avere a disposizione materiali di presentazione dell’azienda  che siano ricchi, coinvolgenti, significativi: per esempio un video che può essere guardato e commentato insieme.

3. Il video colloquio è più una comunicazione che una relazione.

Spesso dopo un colloquio a distanza, pur soddisfatti dello scambio di informazioni, non abbiamo però la sensazione di aver sperimentato un contatto più significativo con la persona, di non aver potuto realmente di sondare le premesse per una buona relazione futura.

Pur nei limiti strutturali della comunicazione a distanza, anche un video colloquio può permetterci di fare “un passo avanti” nella relazione se abbiamo cura di sfruttarne tutte le potenzialità. Un buon metodo è quello di creare situazioni che permettano di  “fare qualcosa insieme”, come per esempio:

• • Condividere lo schermo e guardare insieme il sito o il video aziendale, la pagina LinkedIn o il CV del candidato
  • Disegnare uno schema delle funzioni o del processo di lavoro.

Infine, a prescindere dal mezzo che decidiamo di utilizzare, non dobbiamo dimenticare che la conoscenza approfondita della posizione e la professionalità dell’intervistatore sono sempre gli aspetti chiave per un buon colloquio di lavoro.