Lavorare con le persone richiede un costante scambio di informazioni e quindi un buon feedback diventa cruciale per il successo dei progetti e il mantenimento di buoni rapporti in azienda.
Dare feedback aumenta il coinvolgimento dei dipendenti
La ricerca di Gallup sull’effetto del feedback negli Stati Uniti ha mostrato risultati interessanti. I dipendenti che ricevono feedback (anche negativi) sono fino a 20 volte più dediti al lavoro rispetto a quelli che non lo ricevono. Dall’altro lato, il feedback in quantità molto piccola o la sua completa assenza comporta a una mancanza di coinvolgimento attivo nel 98% dei dipendenti. Ciò rende chiaro che anche quando si tratta di una critica, i dipendenti apprezzano il feedback perché sentono che il loro lavoro è stato visto e valutato.
Il feedback positivo non basta
Complimentarsi per un lavoro ben fatto è facile, ma il feedback positivo ha una funzione gratificante e motivante solo se la persona riconosce di meritarlo. Non c’è niente di peggio di un feedback positivo che sappiamo di non meritare. In quel caso, di solito facciamo uno di questi ragionamenti:
a) La persona che mi sta dando il feedback in realtà non ha le competenze giuste per capire il lavoro che è stato fatto (ossia è un incompetente e non si spiega perché è il mio capo).
b) Forse il mio lavoro non è stato neanche guardato (ossia il mio lavoro è considerato inutile).
c) La persona che mi sta dando il feedback ha poca stima di me (ossia pensa che io non possa fare meglio di così).
Un feedback mancato, invece, è considerato come un feedback negativo ed è poco utile. Quindi, evitare di dare un feedback negativo significa lasciare che la persona scopra da sola (sbattendoci la testa) che quello che stava facendo era sbagliato. A quel punto probabilmente ci saranno molti cocci da raccogliere e verrà persa autorevolezza nei suoi confronti.
Qualche idea per dare buoni feedback (anche quando non sono “buoni”)
Prima di tutto, dobbiamo distinguere il feedback dalla valutazione. Il feedback è l’informazione di ritorno, quella che ci permette di capire quali sono le conseguenze delle nostre azioni. Il suo obiettivo è infatti quello di portare a un miglioramento e non di dare un voto.
Un buon feedback deve essere “non giudicante” cioè spoglio da un giudizio di merito. E’ importante che la persona che riceve il feedback recepisca una chiara, sincera e gentile informazione di ritorno, riconosciuta come sufficientemente obiettiva e meditata.
Una check-list da ricordare per un buon feedback è il modello di McKinsey che è segmentato in tre elementi di base.
1. Deve essere focalizzato su un’azione o un comportamento specifici che vorremmo che la persona cambiasse.
2. Deve esprimere l’effetto che ha provocato tale azione/comportamento.
3. Deve contenere una proposta di cambiamento, cioè un’opportunità per raggiungere l’obiettivo desiderato.
Altri elementi essenziali per un buon feedback sono:
Tempestività: È molto importante fornire un feedback tempestivo. Tuttavia, reagire troppo velocemente senza pensarci su (p.es dare feedback quando siamo arrabbiati) non può produrre buoni risultati.
Chiarezza e specificità: Bisogna spiegare con chiarezza di cosa tratta l’azione/ comportamento al quale ci riferiamo. Bisogna far riferimento a un comportamento specifico e no a un giudizio generale sulla persona. Pertanto, è necessario evitare le formulazioni tipo “fai sempre così”.
Assenza di condanna: Affinché la conversazione e il feedback siano stimolanti, dovrebbe essere espressa anche una dose di comprensione. Dire “Capisco la tua situazione, ma…” potrebbe essere la frase da usare.
Possibilità di cambiamento/azione: Un buon feedback dovrebbe offrire anche la disponibilità di trovare una soluzione insieme.
La cultura del feedback va creata e alimentata
Affinché il team di lavoro sia di successo, bisogna educare tutti i colleghi a un dialogo continuo e creare un’atmosfera stimolante in cui il feedback sia ben accettato.
Pertanto, quando diamo o riceviamo il feedback ricordiamoci che:
🔵Chi riceve il feedback sta facendo fatica – si sentirà frustrato, forse deluso, avrà bisogno di difendere la sua immagine e rafforzare la sua autostima.
Consigli:
- Diamogli spazio e tempo per elaborare, non reagiamo in modo impulsivo alla prima risposta difensiva ma sollecitiamolo a spiegare e approfondire.
- Mettiamoci a disposizione per aiutarlo a trovare insieme una soluzione accettabile per entrambi.
🔵Chi dà il feedback sta facendo fatica – si sentirà in imbarazzo e potrebbe non usare le parole e il tono migliori.
Tuttavia, bisogna tenere presente che:
- Mi sta dedicando tempo e attenzione e, che abbia torto o ragione, mi sta dicendo qualcosa di me. Prendermi il tempo di cercare di capire cosa vuole dirmi, prima di rispondere giustificandomi, è sempre un buon investimento.
- Il feedback è anche un’occasione per far fare un passo avanti al nostro rapporto, occasione che posso usare in modo attivo.
E infine c’è sempre un buon modo per dare un feedback sul feedback…
Fonti:
http://workingwithmckinsey.blogspot.com/2012/11/giving-mckinsey-style-feedback-model.html